Etter mange år som konsulent er jeg fortsatt fascinert over hvor ofte ledere og medarbeidere sitter med en ulik opplevelse av hvor godt en medarbeiderundersøkelse ble fulgt opp. Lederen er frustrert over hvor mye tid som ble brukt til tiltaksarbeid, mens medarbeiderne er frustrert over hvor lite som skjedde i etterkant av undersøkelsen. En frustrerende situasjon som kan føre til at både leder og medarbeider mister interessen for å bruke undersøkelsen. Heldigvis er det ikke nødvendigvis mye som skal til for å endre på dette. Jeg vil her ta for meg mitt enkleste supertriks til ledere, som kan skape mer interesse og følelse av medvirkning hos ansatte, og over tid mer verdi ut av tiltaksarbeidet.
Først, lag gode tiltak
Det hele er veldig enkelt, men det er riktig nok en hake: det fungerer ikke hvis teamet ikke har laget gode og konkrete tiltaksplaner. Det er spesielt to ting som må være på plass:
- Du må involvere de ansatte. Dette er første steg i å skape interesse og eierskap hos medarbeiderne. Hvis du lykkes med dette er sjansen også mye større for at de ansatte selv kommer med forbedringsforslag, gjennomfører tiltakene og aktivt bidrar til et bedre arbeidsmiljø. Medarbeiderskap om du vil.
- Dere må utarbeide tiltak som er målbare. Tiltakene må være så konkrete at det er helt tydelig hva dere skal få til og dere må tidfeste når tiltaket skal være gjennomført. På denne måten kan man gå tilbake og se om tiltakene dere ble enige om faktisk ble gjennomført, og om de ble gjennomført i tide.
Glem ikke at ledere og medarbeidere har ulike perspektiv
Ledere har, ofte ubevisst, et større overblikk over hva som skjer i organisasjonen og teamet enn det medarbeidere har. Ledere tar det for gitt at medarbeiderne ser arbeidet som gjøres med forbedring og utvikling, samt hvilken forskjell dette arbeidet gjør. Medarbeideren på sin side er mest opptatt av sin arbeidshverdag, og hvilke oppgaver som ligger på bordet den kommende perioden. Det er klart at medarbeiderne vil merke det hvis arbeidsmiljøet blir bedre, men de er kanskje ikke veldig bevisst på endringen, eller hvorfor det skjer. Her ligger roten til utfordringen når man ser tilbake på forrige undersøkelse. Lederen ser at det har skjedd en endring, og vet at det er lagt ned en innsats, mens medarbeideren lever i nuet og har vanskelig med å sette fingeren på hva som har endret seg.
Hvis du er i denne situasjonen har du som leder sannsynligvis vært for dårlig på å informere om hvilke tiltak det jobbes med. Og her kommer trikset inn: Sett av 15 minutter hvert kvartal til å informere om fremdrift på tiltaksplanen deres. Sørg for å gå inn på:
- Hva var formålet med tiltaket?
- Hva har dere gjort? Er tiltaket påbegynt? Gjennomført?
- Hva var status da, og hva er status nå?
Hvis dere har gjennomført de planlagte tiltakene kan dette være veldig virkningsfullt. Medarbeiderne vil da se at 1) deres innspill er tatt på alvor, 2) det er lagt ned en innsats i forbedring/bevaring, 3) Det har (forhåpentligvis) skjedd en endring, og 4) arbeidsmiljø er noe man jobber med hele året.
Tenk på Return Of Investment (ROI) av tiden man bruker på å informere om status: den er stor. Du bygger et grunnlag for at medarbeidere kan ta eierskap til eget arbeidsmiljø, og ansvar for å forbedre det. Du skaper også legitimitet til medarbeiderundersøkelsen, slik at det blir et verktøy som alle føler gir dem noe. Jeg vil derfor gå så langt som å si at dette er den enkleste måten ledere kan løfte verdien de får ut av medarbeiderundersøkelser. Forutsatt at dere har gjort et skikkelig arbeid med å lage en tiltaksplan så klart.
Vetle Høivang
Vetle er en erfaren konsulent med 10 års erfaring innen organisasjonsutvikling og HR-undersøkelser. Han har arbeidet i krysningspunktet mellom organisasjonspsykologi, teknologi og forskning, og har bistått over 100 norske virksomheter med å bruke HR-undersøkelser med et praktisk formål om å utvikle organisasjoner.
